Aboa

Kongress och event

ABOA KONGRESS OCH EVENT SERVICE AB
| 2.10.2018

Dataskyddsmeddelande

På Aboa bryr vi oss om din personliga integritet. Vi vill att du ska var trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Här beskriver vi hur, varför och på vilken laglig grund dina personuppgifter behandlas samt vilka rättigheter du har gentemot oss med avseende på dina personuppgifter. All vår behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med gällande lagar och regler, inklusive EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Personuppgiftsansvarig

Gunilla Sjöberg

Aboa kongress- och eventservice Ab (FO-nummer 2805028-8)
Werstas, Artillerigatan 4, 20520 Åbo
tfn +358 40 51 51 537

E-post: gunilla.sjoberg@aboaservices.fi

Kontaktperson

Gunilla Sjöberg

Aboa Congress and Event Services AB (Business ID 2805028-8)
Werstas, Tykistökatu 4, 20520 Turku, Finland
tel. +358 (0)40 515 1537

Email: gunilla.sjoberg@aboaservices.fi

Registrets namn

Aboa kongress- och eventservice Ab:s kund- och intressegruppsregister

Varför vi behandlar personuppgifter?

Vi samlar in, sparar och behandlar personuppgifter för på förhand definierade ändamål.

Vi samlar uppgifter och behandlar dem för att kunna leverera våra tjänster (avtalsförpliktelser) till våra kunder och verkställa och slutföra våra kunduppdrag. Under kundrelationen behandlar vi personuppgifter framför allt för att genomföra projekt, för fakturering och hantering av kundrespons. I fråga om dessa åtgärder är grunderna för behandling av personuppgifter framför allt att fullgöra avtal samt vårt berättigade intresse.

Vi behandlar personuppgifter även som en del av relationshanteringen till kunder och intressegrupper och också i vår marknadsföring, kommunikation och i vårt försäljningsarbete. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter gäller huvudsakligen vårt berättigade intresse. Du har emellertid när som helst rätt att förbjuda direktmarknadsföring som riktar sig till dig. Direktmarknadsföringen kan också till vissa delar basera sig på samtycke (t.ex. prenumeration av nyhetsbrev).

Personuppgifter hanteras även i faktureringen och delvis i vår rapportering. Vi behandlar eventuellt personuppgifter för att uppfylla lagstadgade skyldigheter (bl.a. bokföring, beskattning).

Personuppgifter kan också behandlas inom bolagets verksamhetsutveckling. I fråga om detta är den lagliga grunden för behandling av personuppgifter vårt berättigade intresse.

Aboa behandlar personuppgifter för kongress- och evenemangsarrangörernas del. I de här fallen fungerar Aboa som personuppgiftsbiträde och arrangörerna som personuppgiftsansvariga.

Personuppgifter som vi behandlar

Vårt register kan innehålla följande uppgifter om kunder, potentiella kunder och övriga intressegrupper:

  • Namn, språk och kontaktinformation (e-post, telefonnummer)
  • Organisation och ställning
  • Organisationens kontaktinformation (telefonnummer, e-postadress, adress, webbadress och faktureringsuppgifter)
  • Information om tjänst som är levererad/beställd
  • Kundrelationsnivå
  • Kontaktpersonen på Aboa
  • Uppgifter om möten, telefonsamtal och e-postkorrespondens
  • Information om deltagande i evenemang och kommunikations- och marknadsföringsåtgärder
  • Grund för behandling av personuppgifter
  • Marknadsföringssamtycke/-förbud

Who processes personal data and how do we disclose and transfer personal data?

Personal data is processed by Aboa’s employees. Employees have access to Aboa’s customer and interest group register.

We disclose and transfer personal data to our cooperation partners where it is necessary to do so in order to fulfil our tasks. The personal data is saved in electronic format in Aboa’s cloud services. We use suppliers for event registrations, storage of information (cloud services), financial management, invoicing and accounting, for example. We ensure that in such situations, personal data is processed in accordance with valid legislation.

Information may be published on Aboa’s website to the extent Aboa has agreed on with the data subject.

We do not disclose personal data to third parties, and will only disclose data as required by the Finnish authorities.

In our operations, Aboa strives to work with operators and services that process personal data within the EU and EEA. As Aboa’s operations entail international cooperation, in some cases we may be required to work with or purchase services from suppliers who process personal data outside the EU and EEA. In such cases, Aboa adheres to the requirements regarding an adequate level of protection and appropriate safeguards as set out in the EU’s GDPR, for the transfer of personal data outside the EU and EEA.

Vilka källor används som grund för registret?

Den information som sparas i vårt register får vi då ett potentiellt kund- eller samarbetsförhållande inleds eller på basis av de meddelanden en potentiell kund skickar till Aboa. Informationen får vi bl.a. via mejl, telefon, webbformulär (aboaservices.fi – SSL-säkrad), sociala medier, personliga möten och andra tillfällen, där kunden eller samarbetspartnern delger oss personuppgifter.

Kontakt- och kundinformation kan vi också samla in via marknadsförings- och kommunikationsåtgärder samt från allmänna webbkällor.

Förbud mot direktmarknadsföring sparas då du meddelar Aboa om detta.

Principles for protection of our register

All personal data is treated as confidential and the register is processed with care. Furthermore, the data stored in our IT systems is protected appropriately and in accordance with current standards (firewalls, passwords). Only employees whose job descriptions require the processing of personal data have personal data access rights. The systems have different user levels, and rights are restricted so that users can only access register data to the extent required for their tasks.

Material in paper format is stored in a locked area.

Vem behandlar personuppgifter och hur lämnar vi ut och överför personuppgifter

Personuppgifter behandlas av Aboas medarbetare. Medarbetarna har tillgång till Aboas kund- och intressegruppsregister.

Vi flyttar och överlämnar personuppgifter till våra samarbetspartners i de fall det är nödvändigt för att kunna uppfylla våra uppdrag. Personuppgifterna sparas i elektronisk form i Aboas molntjänster. Vi använder leverantörer för bl.a. evenemangsanmälan, lagring av information (molntjänster), ekonomiförvaltning, fakturering och bokföring. Vi säkerställer i de här fallen att personuppgifterna behandlas enligt rådande lagstiftning.

Information får publiceras på Aboas webbplats till den del Aboa har kommit överens om det med den registrerade.

Vi överlämnar inte personuppgifter till utomstående, endast till följd av finska myndighetskrav.

I Aboas verksamhet strävar vi efter att använda oss av aktörer och tjänster som hanterar personuppgifter inom EU- och EES-området. Eftersom Aboas verksamhet innefattar internationellt samarbete, kan det ändå i vissa fall vara aktuellt att samarbeta med eller köpa tjänster av leverantörer som hanterar personuppgifter utanför EU- och EES-området. I dessa fall följer Aboa de krav på adekvat skyddsnivå och lämpliga skyddsåtgärder som ställs i EU:s dataskyddsförordning på överföring av personuppgifter utanför EU- och EES-området.

Hur länge lagrar Aboa personuppgifter?

Uppgifterna lagras den tid du, ditt företag eller din organisation samarbetar med Aboa samt 10 år därefter.

Personuppgifterna kan raderas om du så önskar eller ett avtal upphör om inte Aboa har en laglig grund för behandlingen av personuppgifterna. Uppgifterna raderas också då de är föråldrade eller felaktiga.

Principer för hur vi skyddar vårt register

Alla personuppgifter behandlas konfidentiellt och registret behandlas med omsorg och uppgifter som sparas i våra IT-system skyddas ändamålsenligt och enligt rådande standarder (brandväggar, lösenord). Endast de medarbetare, vars arbetsbild, omfattar personuppgiftsbehandling har åtkomsträttigheter till personuppgifterna. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen.

Måste du delge dina personuppgifter?

Aboa behöver dina personuppgifter för att kunna hålla kontakt med dig som potentiell kund och för att kunna ingå ett avtal med dig och din organisation.

Du har rätt att få dina uppgifter raderade om behandlingen baserar sig på samtycke eller uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in.

Dina rättigheter gällande personuppgifter i vårt register

Som registrerad har du rätt att:

  • återkalla samtycke
  • få information om behandlingen av personuppgifter
  • få tillgång till personuppgifter som berör dig
  • kräva att felaktiga uppgifter rättas
  • kräva att personuppgifter raderas
  • begränsa behandlingen av personuppgifter
  • göra invändningar mot behandlingen av personuppgifter
  • överföra dina personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga
  • motsätta dig beslut som grundar sig på automatiserad behandling

Du kan därutöver lämna in klagomål till Dataombudsmannens byrå.

Ändringar i Aboas dataskyddsmeddelande

Vi uppdaterar dataskyddsmeddelandet fortlöpande för att säkerställa att vi agerar i enlighet med tillämplig lagstiftning eller om våra tjänster ändras eller om vi av annan anledning ändrar våra rutiner för hur vi behandlar personuppgifter. Du hittar den senaste versionen av dataskyddsmeddelandet på Aboas webbplats. Meddelandet har senast uppdaterats den 2 oktober 2018.

Kontakta oss i dataskyddsfrågor!

Om du har frågor rörande hur vi behandlar dina personuppgifter, eller önskar komma i kontakt med oss av någon annan anledning som relaterar till dina personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss via vårt kontaktformulär på vår webbplats, eller via e-post eller post.


Aboas dataskyddsmeddelande är godkänt av Aboas styrelse 26.2.2019. Dataskyddsmeddelandet är tillgängligt på Aboas webbplats:
https://aboaservices.fi.