Aboa Congress & Event
Aboas experter skräddarsyr ramarna för ett lyckat evenemang
Aboa tar hand om alla detaljer som krävs för att organisera och genomföra ett framgångsrikt event. Vi erbjuder och skräddarsyr paketlösningar där bl.a. eventlokaler, boende, resor, aktiviteter och mobila mötesapplikationer ingår.
Vill ni arrangera evenemanget på egen hand, men behöver hjälp med vissa delar, tar vi givetvis hand om dem.
Behöver du hjälp med:
- Kongresser, konferenser och seminarier
- Möten och workshops
- Middagar, fester och aktiviteter
- Evenemangskommunikation och webbplatser
- Mobila mötesapplikationer
Kontakta oss, så diskuterar vi hur vi kan stå till tjänst!
Rådgivning och konsultation
Planerar du att stå värd för ett evenemang och funderar på hur du ska gå tillväga? Kontakta oss för en diskussion så kommer du vidare med planeringen. Vi ger dig gärna en offert gällande våra tjänster.
Planerar du att stå värd för en internationell kongress eller akademiskt evenemang? Konkurrerar du om värdskapet med övriga universitet i världen? Åbo stads kongressenhet stöder dig genom ansökningsprocessen och skapandet av anbudet (BID). Du får också hjälp med presentationsmaterial och site-inspections. Denna service är gratis.
Projektledning
Aboas projektledare samarbetar nära med arrangörerna och ansvarar för de praktiska arrangemangen före, under och efter eventet. På så sätt kan arrangören koncentrera sig på eventets innehåll, ex. kongressens vetenskapliga program.
Utöver projektledaren jobbar Aboas team för evenemanget. Projektledaren ansvarar för bl.a.:
- upprättande av tids- och evenemangsplan
- budgetering, uppföljning och rapportering
- koordinering av arbetsinsatser
- uppföljning av tidtabell
- förhandling med underleverantörer och utställare/sponsorer
- utvärdering
Projektteamet har främst ansvar för:
- marknadsföring och kommunikation
- deltagarhantering
- abstrakthantering
- hotellbokningar
- ekonomiadministration
Marknadsförings- och kommunikationstjänster
Vi erbjuder omfattande tjänster inom marknadsföring, kommunikation och visuell planering.
- marknadsförings- och kommunikationsplan
- visuell planering och ombrytning
- webbplats (planering, upprätthållande och uppdatering)
- marknadsförings-, kommunikations- och kongressmaterial
- marknadsförings- och kommunikationsåtgärder
- eventapplikationer
- evenemangskommunikation
- fotografering/filmning/streaming
Deltagaradministration
Vi tar hand om bl.a. deltagarnas och inbjudna föreläsares anmälningar och bekräftelser.
- anmälningar och bekräftelser, ändringar och inhiberingar
- betalningstrafik gällande deltagaravgifter och övernattningar (mottagande, bokföring, kontroll, indrivning och återbetalning)
- kontakten till deltagarna (bl.a. inbjudan, påminnelser, infobrev, välkomsthälning)
- kontakten till inbjudna föreläsare (ex. program, tidtabeller, reseinformation, reseräkningar)
- deltagarlistor
- namnskyltar
- kvitton och intyg
- anskaffning av ev. deltagarmaterial
- responsinsamling
Bokning av mötesanläggning, traktering och teknik
Vi hjälper er gärna med att hitta den rätta evenemangsplatsen, sköter kontakten till leverantörerna, gör upp avtal och bokar bl.a..
- mötesanläggning
- traktering
- teknik
- dekoration
Hotell- och resebokningar
Aboa samarbetar aktivt med hotellen i regionen, vilket gör att vi kan garantera bästa möjliga boende för deltagarna. Vi tar bl.a. hand om:
- förhandlingar och avtal med hotell
- förhandsbokning av hotellrum
- hotellbokningar
- löpande kontakt med hotellen ex. avbokningar och namnändringar
- researrangemang
- logistik på eventplatsen
Sociala arrangemang
De sociala evenemangen såsom välkomstmingel, bankettmiddagar och aktiviteter och utfärder en viktig del av en kongress.
- planering av program, underhållning och middagsmenyer
- praktiska arrangemang och kontakt till ex. restauranger
Abstrakthantering
Aboa erbjuder smidig och effektiv webbaserad abstrakthantering. Den abstraktansvariga på Aboa sköter:
- administrationen av abstraktsystemet
- anvisningar för inlämning av abstrakt
- mottagande och registrering av abstrakt
- utskick av abstrakten för utvärdering
- kontakt till abstraktspresentatörer
- publicering av abstrakt
Posterutställning
- bokning av postertavlor
- kontakt till posterutställare
- utställarplan
Sponsorer och utställning
Projektledaren stöder sponsoreringsprocessen, som kan ge evenemanget ekonomiskt bidrag. Till våra tjänster hör bl.a.:
- planering av sponsorpaket
- utskick och presentationer om olika sponsoralternativ och -paket.
- avtalsskrivning och fakturering
- kontakt till potentiella sponsorer och utställare
- utställarplan och utrustning för utställningsmontrar
Ekonomitjänster
Aboa kan handha bl.a. ekonomistyrningen av kongressen, dvs. har löpande kontroll och uppföljning av utgifter och intäkter.
- Budgetering och budgetuppföljning
- Budgeter för ansökan om finansiellt stöd samt ekonomisk rapportering till finansiärer
- Fakturering, betalningar av fakturor
- Bokföring, rapporter och uppföljning
Servicedesk
Under kongressens genomförande finns Aboas representanter på plats. Tack vare vår långa erfarenhet kan vi agera snabbt och effektivt om en situation som kan leda till problem dyker upp.
Vi tar ansvar för de praktiska arrangemangen när det gäller bl.a.:
- registrering
- information
- teknik
Respons och utvärdering
Vi tar också hand om insamling av respons och utvärderar tillsammans med arrangören om uppställda mål har nåtts.
Vilka fördelar får du som arrangör då du samarbetar med en professionell evenemangsarrangör som Aboa?
- ett inspirerande evenemangskoncept
- mångsidiga produkter och tjänster av hög kvalitet
- omfattande erfarenhet av eventarrangemang
- tydlig evenemangsplan med klar ansvarsfördelning
- smidiga evenemangs- och projektledningsverktyg
- kontinuerlig ekonomiuppföljning
- en ansvarig projektledare som kontaktperson från projektstart till utvärdering
- ett mångsidigt eventteam som också är på plats under evenemanget
Och hur gagnar det deltagaren?
- smidig betjäning
- enkelt anmälningsförfarande och tydlig bekräftelse
- fortlöpande information före, under och efter eventet
- minnesvärd upplevelse då arrangemangen är smidiga och flexibla
