Aboa Congress & Event
Aboan asiantuntijat luovat puitteet onnistuneelle tapahtumalle
Aboa huolehtii kaikista onnistuneen tapahtuman järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista. Tarjoamme ja räätälöimme pakettiratkaisuja, joihin sisältyvät mm. tapahtumapaikat, majoitus, matkat, aktiviteetit ja tapahtuman mobiilisovellukset.
Mikäli haluatte järjestää tapahtuman itse, mutta tarvitsette apua vain joissakin osa-alueissa, hoidamme tietenkin kaiken tarvitsemanne myös tällöin.
Tarvitsetko apua johonkin seuraavista:
- Kongressi, konferenssi tai seminaari
- Kokous tai työpaja
- Illalliset, juhlat tai aktiviteetit
- Tapahtumaviestintä ja verkkosivut
- Tapahtuman mobiilisovellukset
Ota meihin yhteyttä, niin kerromme, miten voimme auttaa!
Neuvonta ja konsultointi
Aiotko järjestää tapahtuman? Pohditko, mitä tehdä seuraavaksi? Ota yhteyttä Aboaan – tarjoamme osaamistamme ja pääset suunnittelussa eteenpäin. Teemme mielellämme tarjouksen palveluistamme.
Suunnitteletko kansainvälistä kongressia tai akateemista tapahtumaa? Kilpailetko tapahtuman järjestämisestä ulkomaisten yliopistojen kanssa? Turun kaupungin kongressiyksikkö tarjoaa tukea hakemusprosessiin ja tarjouksen tekemiseen (BID). Tarjolla on apua myös esittelymateriaalien luomiseen ja tilojen tarkastukseen. Tämä palvelu on maksuton.
Projektinhallinta
Aboan projektipäällikkö tekee tiivistä yhteistyötä järjestäjien kanssa ja vastaa käytännön järjestelyistä ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Näin järjestäjä voi keskittyä tapahtuman sisältöön, esim. kongressin tiedeohjelmaan.
Projektipäällikön lisäksi tapahtuman parissa työskentelee myös Aboa-tiimi. Projektipäällikkö vastaa mm.
- aikataulun ja tapahtumasuunnitelman laatimisesta
- budjetoinnista, seurannasta ja raportoinnista
- työpanosten koordinoinnista
- aikataulun seurannasta
- neuvotteluista alihankkijoiden ja näytteilleasettajien/sponsorien kanssa
- arvioinnista
Projektitiimi vastaa ensisijaisesti
- markkinointi- ja viestintäpalveluista
- osallistujahallinnasta
- abstraktien hallinnasta
- hotellivarauksista
- taloushallinnosta
Markkinointi- ja viestintäpalvelut
Tarjoamme kattavia markkinoinnin, viestinnän ja visuaalisen suunnittelun palveluita.
- Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma
- Visuaalinen suunnittelu ja taitto
- Verkkosivusto (suunnittelu, ylläpito ja päivitys)
- Markkinointi-, viestintä- ja kongressimateriaalit
- Markkinointi- ja viestintätoimenpiteet
- Tapahtumasovellukset
- Tapahtumaviestintä
- Valokuvaus / videointi / suoratoisto
Osallistujatietojen hallinnointi
Huolehdimme mm. osallistujien ja kutsuttujen luennoitsijoiden ilmoittautumisista, vahvistuksista sekä kysymyksiin vastaamisesta ja muutosten päivittämisestä.
- Ilmoittautumiset ja vahvistukset, muutokset ja peruutukset
- Osallistumismaksujen ja majoituksen maksuliikenne (vastaanotto, kirjanpito, hallinta, perintä ja takaisinmaksu)
- Yhteydenpito osallistujiin (mm. kutsut, muistutukset, tiedotteet, tervetulotoivotukset)
- Yhteydenpito kutsuttuihin luennoitsijoihin (esim. ohjelma, aikataulut, matkustustiedot, matkalaskut)
- Osallistujaluettelot järjestäjille ja muille asianosaisille
- Nimikyltit
- Kuitit ja todistukset
- Mahdollisten osallistujamateriaalien hankinta
- Palautteen keräys, arvioinnit ja raportit
Kokoustilojen, -tarjoilujen ja -tekniikan varaaminen
Autamme mielellämme löytämään sopivan tapahtumapaikan ja huolehdimme mm.
- kokoustiloista
- tarjoiluista
- tekniikasta
- tilojen koristelusta
- sopimuksista ja yhteydenpidosta
Hotelli- ja matkavaraukset
Aboa tekee tiivistä ja toimivaa yhteistyötä alueen hotellien kanssa, mikä takaa parhaan mahdollisen majoituksen osallistujille.
- Järjestelyt ja sopimukset hotellin kanssa
- Hotellihuoneiden ennakkovaraus
- Hotellivaraukset
- Jatkuva yhteydenpito hotelleihin, esim. peruutukset ja nimenmuutokset
- Matkajärjestelyt
- Tapahtumapaikan logistiikka
Oheisohjelma
Oheisohjelma, kuten tervetulotilaisuus, juhlaillalliset ja muut aktiviteetit ja retket, on tärkeä osa kongressia.
- Ohjelman, viihteen ja ruokalistojen suunnittelu
- Käytännön järjestelyt ja yhteydenpito esim. ravintoloihin
Abstraktien hallinta
Aboa tarjoaa sujuvaa ja tehokasta tieteellisten abstraktien hallintaa verkossa. Aboan abstraktivastaava huolehtii
- abstraktijärjestelmän hallinnasta
- abstraktien jättöohjeista
- abstraktien vastaanotosta ja rekisteröinnistä
- abstraktien lähettämisestä arvioitavaksi
- yhteydenpidosta abstraktien esittelijöihin
- julkaisusta
Posternäyttely
- Postertaulujen varaaminen
- Yhteydenpito
- Näyttelysuunnitelma
Sponsorit ja näytteilleasettelu
Projektipäällikkö tukee sponsorointiprosessia, joka voi tuoda tapahtumalle taloudellista tukea. Palveluihimme kuuluvat mm.
- sponsoripaketin suunnittelu
- sponsorivaihtoehtojen ja -pakettien lähetys ja esittely
- sopimukset ja laskutus
- yhteydenpito mahdollisiin sponsoreihin ja näytteilleasettajiin
- näytteilleasettajasuunnitelma ja osastojen varustelu
Talouspalvelut
Aboa voi huolehtia mm. kongressin taloushallinnosta, mikä tarkoittaa kulujen ja tuottojen jatkuvaa hallintaa ja seurantaa.
- Budjetin suunnittelu ja seuranta
- Budjettien valmistelu avustushakemuksiin ja taloudellinen raportointi rahoittajille
- Laskutus, laskujen maksu
- Kirjanpito, raportit ja seuranta
Palvelutiski
Aboan edustajat ovat paikalla kongressin aikana. Pitkän kokemuksemme ansiosta osaamme toimia nopeasti ja tehokkaasti ongelmatilanteissa.
Vastaamme käytännön järjestelyistä, kuten
- rekisteröityminen
- tavarantoimittajien ja näytteilleasettajien ohjaus
- tekniikka
Palaute ja arviointi
Huolehdimme myös palautteen keräämisestä ja arvioimme yhdessä järjestäjän kanssa, saavutettiinko tavoitteet.
Mitä järjestäjänä hyödyt Aboan palveluista?
- Inspiroiva tapahtumakonsepti
- Monipuoliset tuotteet ja laadukkaat palvelut
- Kattava kokemus tapahtumajärjestelyistä
- Selkeä tapahtumasuunnitelma ja vastuunjako
- Toimivat tapahtuma- ja projektinhallintatyökalut
- Jatkuva talouden seuranta
- Vastaava projektipäällikkö yhteyshenkilönä alusta loppuarviointiin
- Monipuolinen tapahtumatiimi, joka on paikalla myös tapahtuman aikana
Entä miten osallistujat hyötyvät?
- Sujuva palvelu
- Helppo ilmoittautuminen ja selkeä ilmoittautumisen vahvistus
- Jatkuva tiedonkulku
- Loistava kokemus
